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Réapprovisionner en quelques clics (approvisionnement guidé)
Des alertes de stock aux bons de commande, regroupés par fournisseur, en une seule validation — avec création du fournisseur à la volée et ajout de produits au bon.
En savoir plus sur « Maîtrisez vos achats et vos dettes fournisseurs »
À quoi ça sert ?
L'assistant reprend EXACTEMENT les articles des alertes de stock (ruptures et stock bas), déduction faite des commandes déjà attendues, vous montre l'aperçu par fournisseur, puis crée UN bon de commande par fournisseur. Un article sans fournisseur ne bloque plus rien : vous le créez (ou le choisissez) sur place. Dans l'aperçu, vous pouvez aussi AJOUTER à un bon n'importe quel produit du catalogue, même si son stock est encore suffisant. Un bon de commande ne modifie jamais le stock : seul l'enregistrement de la réception le fait.
Quand l'utiliser ?
Chaque semaine, ou dès que des alertes de stock apparaissent.
Qui peut le faire ?
Voir : purchases.view. Créer des bons et rattacher un fournisseur existant : purchases.create. Créer un NOUVEAU fournisseur depuis l'assistant : suppliers.create en plus. Au-delà du seuil d'approbation, un bon passe par « À approuver ».
Prérequis
- Aucun : un article peut être proposé sans seuil ni fournisseur. Pour des quantités plus justes, renseignez un point de réapprovisionnement et un stock cible sur la fiche stock.
Étapes
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Menu → Achats → Approvisionnement (ou le bouton « Réapprovisionner » de la page Alertes de stock) : la liste des besoins reprend les mêmes articles que les alertes.
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Un article en rupture SANS seuil est proposé avec une quantité ESTIMÉE : ce qui manque pour revenir à zéro + quelques jours de consommation récente (7 jours par défaut, réglable). Sans aucune vente récente, la quantité est à saisir.
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Un article sans fournisseur porte le badge « Aucun fournisseur défini » : cliquez « ＋ Fournisseur » sur sa ligne, ou cochez plusieurs lignes puis « Affecter un fournisseur (N) ». Choisissez un fournisseur existant ou créez-le (nom, téléphone, délai de paiement) : il est rattaché aux articles et la page se recharge, prête à continuer.
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Cochez / décochez les articles à commander, puis « Approvisionner ».
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Aperçu : un groupe par fournisseur. Ajustez quantités et prix (les champs en rouge « À saisir » sont obligatoires), changez de fournisseur d'une ligne si besoin ; une ligne encore sans fournisseur offre aussi « ＋ Fournisseur ».
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Un produit manque à un bon, ou vous voulez en recommander un dont le stock est encore là ? Cliquez « ＋ Ajouter un produit à ce bon » (en bas du bon) — ou « ＋ Ajouter un produit » en haut pour choisir le fournisseur. Recherchez par nom ou référence : la liste montre TOUT le catalogue suivi en stock (pas seulement les besoins) avec, pour chaque produit, le stock actuel, le seuil, le déjà commandé et le prix connu (celui de ce fournisseur, sinon le dernier achat, sinon le coût du catalogue). Un produit déjà dans un bon est grisé. Indiquez la quantité (elle est proposée si la fiche stock définit un lot conseillé ou un objectif) puis « Ajouter au bon ».
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La ligne ajoutée porte le repère « Ajouté » et un lien « Retirer ». Elle se règle comme les autres (quantité, prix, case à cocher). Un produit jamais stocké dans l'établissement peut aussi être commandé : son stock n'est créé qu'à la réception.
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« Créer les bons de commande » : un bon par fournisseur est créé en brouillon (ou envoyé si vous le demandez, avec le circuit d'approbation habituel).
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Le récapitulatif liste les bons créés avec leur référence.
Résultat attendu
Ce que cette action déclenche
- Stock Aucun : le stock n'augmente qu'à la réception de la marchandise.
- Fournisseurs Un fournisseur créé à la volée est enregistré tout de suite (complétez sa fiche plus tard) et lié aux articles choisis ; il devient leur fournisseur préféré seulement si l'article n'en avait pas.
Erreurs fréquentes
Un article en alerte n'apparaît pas dans les besoins
Son stock, augmenté des commandes déjà attendues (envoyées ou en cours de réception — pas les brouillons), repasse au-dessus de son seuil (ou au-dessus de zéro s'il n'a pas de seuil) : il est alors listé dans « Déjà couverts ».
Consultez la section « Déjà couverts » ; pour le commander quand même, créez un bon depuis Achats → Commandes.
La quantité proposée me paraît trop faible ou trop forte
Sans seuil ni stock cible, la quantité n'est qu'une estimation (manque + jours de consommation récente).
Modifiez-la dans l'aperçu, ou renseignez le point de réapprovisionnement et le stock cible sur la fiche stock pour des suggestions durables.
Création refusée : « prix indicatif manquant »
Un fournisseur tout juste créé n'a pas encore de prix pour l'article.
Saisissez le prix dans les champs rouges de l'aperçu (un prix indicatif suffit), puis recréez : rien n'a été créé.
Je ne vois pas « Créer un nouveau fournisseur »
Votre profil n'a pas le droit de créer des fournisseurs.
Choisissez un fournisseur existant, ou demandez au propriétaire de créer le fournisseur.
Un produit n'apparaît pas dans la liste « Ajouter un produit »
La liste ne montre que les produits actifs suivis en stock, et pour les établissements auxquels vous avez accès ; un produit déjà présent dans un bon est grisé.
Cochez « Inclure aussi les produits non suivis en stock », vérifiez que le produit est actif dans le catalogue, ou recherchez-le par sa référence.
Création refusée
Un fournisseur ou un article a changé depuis l'aperçu.
Relancez l'aperçu : rien n'a été créé.
Que faire si ça ne marche pas ?
Devise : les montants sont en FCFA ; la taxe est appliquée par bon. La page « Relances & réapprovisionnement » affiche la même liste en simple résumé ; la création des bons se fait uniquement ici.