Encaisser une commande

À quoi ça sert ?

L'encaissement transforme une commande en chiffre d'affaires réel. Il enregistre le mode de paiement, alimente la session de caisse, et clôt la commande.

Quand l'utiliser ?

Quand le client règle : à la commande (paiement immédiat) ou à la fin du repas (service ouvert / ardoise). C'est toujours la caissière qui encaisse, jamais le serveur.

Qui peut le faire ?

La caissière encaisse depuis sa file d'attente. Le propriétaire et le gérant peuvent aussi valider un paiement.

Prérequis

• Une session de caisse ouverte.
• La commande est transmise (« En attente caisse ») ou l'addition est demandée.
• Pour un paiement à crédit : le client a une ligne de crédit avec un plafond suffisant.

Étapes

1. Depuis l'écran caissière, ouvrez la commande dans la file « paiement immédiat » ou « additions à encaisser ».
2. Vérifiez le montant à encaisser (le solde restant, pas forcément le total si des articles ont déjà été payés).
3. Chaque moyen de paiement peut ne régler qu'une PARTIE du solde : encaissez espèces + carte + crédit + Mobile Money les uns après les autres, dans n'importe quel ordre, jusqu'à ce que le solde tombe à zéro — pas besoin de tout régler en un seul mode.
4. Pour un partage d'addition entre plusieurs clients, utilisez le partage dédié : répartissez à parts égales, par article, ou saisissez un montant par personne. Chaque part a son propre mode de paiement ; une part PayMe se lance avec son propre bouton (plusieurs parts PayMe simultanées sont possibles, chacune avec son numéro et son suivi).
5. Ajoutez le pourboire ou les frais de service si le client les donne : ils s'ajoutent au montant encaissé mais ne comptent pas dans le chiffre d'affaires (ils sont suivis à part, sur un compte de tiers).
6. Choisissez le mode de paiement : espèces, MTN MoMo, Orange Money, PayMe (Mobile Money automatique), carte, virement, ou crédit client.
7. Pour les espèces : saisissez le montant reçu, la monnaie à rendre s'affiche.
8. Pour PayMe : saisissez le numéro du client et le montant de cette part, lancez la demande ; un indicateur reste affiché sur la même page (pas de redirection) jusqu'à la confirmation (voir « Encaisser par Mobile Money (PayMe) »).
9. Pour Mobile Money manuel : confirmez la réception (ou enregistrez-la comme « à rapprocher » si la confirmation opérateur n'est pas encore arrivée).
10. Pour le crédit : choisissez vous-même le montant à mettre sur le compte du client, jusqu'au plafond disponible (il n'est plus pris automatiquement en totalité) ; réglez le reste éventuel avec un autre moyen, comme n'importe quel paiement partiel.
11. Validez. La commande est clôturée dès que le solde tombe à zéro.

Résultat attendu

Ce que cette action déclenche

• Caisse Le total de la session augmente : total espèces, total MoMo confirmé, total MoMo à rapprocher, ou total crédit selon le mode.
• Chiffre d'affaires Le chiffre d'affaires réalisé du site augmente ; c'est cette valeur qui alimente les rapports et le pilotage.
• Stock Si la déduction de stock était en attente, elle est appliquée à la clôture.
• Performance Le délai entre la transmission et l'encaissement est mesuré : il alimente le délai de cycle.
• Client Pour un paiement à crédit : une facture est créée et le solde du client augmente (il vous doit de l'argent).
• Traçabilité Le paiement est immuable : il ne peut plus être modifié, seulement remboursé. Il est rattaché à la caissière et à la session.

Statuts & cycle de vie

Erreurs fréquentes

Que faire si ça ne marche pas ?

Si un paiement Mobile Money reste « à rapprocher » trop longtemps, allez dans Caisse → Rapprochement pour le confirmer ou le rejeter une fois l'information opérateur reçue.

Fonctionnalités liées