Centre d'aide › Dépenses & charges › Enregistrer une dépense
Enregistrer une dépense
Saisir un décaissement (petit matériel, réparation, taxi…) pour qu'il pèse sur le résultat du site.
En savoir plus sur « Toutes vos charges au même endroit »
À quoi ça sert ?
Une dépense sort de l'argent hors achats de marchandises et hors salaires. La saisir permet de connaître le vrai résultat : le CA moins TOUT ce qui sort.
Quand l'utiliser ?
Dès qu'une sortie d'argent a lieu : achat ponctuel, entretien, frais divers. Les charges fixes récurrentes se gèrent à part (voir « Suivre un budget »).
Qui peut le faire ?
La validation dépend du montant : petites dépenses (« expenses.validate.small »), grosses dépenses (« expenses.validate.large »).
Prérequis
- Le montant, la catégorie et le site concerné.
- Un justificatif (photo du reçu) recommandé.
Étapes
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Ouvrez Dépenses puis « Nouvelle dépense ».
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Choisissez le site, la catégorie et le mode de paiement.
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Saisissez le montant et une description ; joignez le justificatif.
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Enregistrez. Selon le montant, la dépense part en validation.
Résultat attendu
Ce que cette action déclenche
- Rentabilité La dépense approuvée réduit le résultat du site et remonte le point mort du jour.
- Caisse Une dépense réglée en espèces depuis la caisse doit correspondre à une sortie de caisse enregistrée.
- Traçabilité Auteur, montant, justificatif, validateur et date sont conservés.
Statuts & cycle de vie
Erreurs fréquentes
La dépense reste « En attente »
Personne n'a le droit de valider ce montant, ou le validateur ne l'a pas encore traitée.
Relancez un gérant / le propriétaire.
Dépense rejetée
Justificatif manquant ou catégorie inadaptée.
Corrigez et resoumettez.
Que faire si ça ne marche pas ?
Ne saisissez pas les achats de marchandises ici : passez par une réception fournisseur, sinon le coût matière est faussé.