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Clôturer une caisse
Arrêter la session, compter le tiroir, et laisser le système calculer l'écart.
En savoir plus sur « Une caisse qui tombe juste, tous les soirs »
À quoi ça sert ?
La clôture fait le point : le système sait combien d'espèces devraient être dans le tiroir (fond + ventes espèces − versements − dépenses) ; vous comptez ce qui y est réellement ; l'écart est la différence. C'est le contrôle qui garantit que l'argent est là.
Quand l'utiliser ?
En fin de service, ou à chaque changement de caissière. Une session doit être clôturée le jour même.
Qui peut le faire ?
La caissière clôture sa session. Un responsable valide ensuite le rapport et tranche sur les écarts significatifs.
Prérequis
- Toutes les commandes en cours sont encaissées ou clôturées.
- Vous avez compté physiquement les espèces du tiroir.
Étapes
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Encaissez ou clôturez toutes les commandes en cours.Important Une commande dont les articles sont partis en préparation mais qui n'est pas soldée bloque la clôture : réglez-la ou annulez-la d'abord.
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Depuis l'écran caissière, cliquez sur « Clôturer la caisse ».
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Le système affiche les totaux de la session : ventes espèces, Mobile Money, crédit, versements coffre, dépenses.
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Comptez le tiroir et saisissez le montant réellement présent en espèces.
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L'écart s'affiche : différence entre l'attendu et le compté.Attention Un écart au-delà du seuil de votre établissement demande un motif obligatoire avant de pouvoir continuer.
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Si un écart est signalé, indiquez le motif (erreur de rendu de monnaie, fond mal saisi…).
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Validez la clôture. Ajoutez une note de clôture si besoin.
Résultat attendu
Ce que cette action déclenche
- Caisse Les totaux de la session sont figés. L'écart est enregistré.
- Ventes Les commandes payées mais non encore marquées « terminées » sont finalisées à la clôture — pas besoin de repasser dessus une par une.
- Comptabilite Le panneau de réconciliation de la journée signale tout écart entre le CA du jour et les encaissements : c'est le contrôle avant l'export comptable.
- Performance L'écart alimente l'indicateur de fiabilité de caisse. Des écarts répétés pour une même caissière déclenchent une alerte.
- Traçabilité Le comptage, l'écart et le motif sont enregistrés. Un écart imputé crée une écriture au grand livre des manquants.
Statuts & cycle de vie
Erreurs fréquentes
« Vous devez indiquer un motif »
L'écart dépasse le seuil de l'établissement.
Saisissez la raison la plus probable de l'écart.
Impossible de valider le rapport
Un écart significatif n'a pas encore reçu de décision d'un responsable.
Un gérant / propriétaire résout l'écart depuis Caisse → session concernée.
Des commandes sont encore ouvertes
Des additions n'ont pas été encaissées, ou une commande en préparation n'est pas soldée.
Encaissez ou clôturez toutes les commandes avant de fermer la session.
Le panneau « Réconciliation de la journée » signale un écart
Le CA de la journée ne correspond pas au total encaissé (paiement PayMe encore en attente, remboursement non enregistré…).
Vérifiez les paiements « en attente » avant l'export comptable ; l'écart se résorbe à la confirmation.
Que faire si ça ne marche pas ?
Si l'écart vous semble venir d'un fond de caisse mal saisi à l'ouverture, indiquez-le comme motif : le responsable en tiendra compte.